OA辦公自動化系統(tǒng)在我公司的應用

保定浪拜迪電氣股份有限公司是技工貿(mào)一體化的高新技術企業(yè)，位于河北省保定市國家高新技術產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)。在十幾年的發(fā)展過程中，企業(yè)的規(guī)模已經(jīng)從開始的每年幾十萬元的銷售額發(fā)展到今天近億元的銷售額。在企業(yè)發(fā)展的過程中，方方面面的因素都對企業(yè)的發(fā)展起到了很重要的作用。其中，辦公自動化系統(tǒng)的引進就對企業(yè)的發(fā)展起到了良好的輔助的作用。

企業(yè)的不斷發(fā)展需要引入OA辦公自動化系統(tǒng)。一個企業(yè)在發(fā)展到一定規(guī)模的時候，要想進一步發(fā)展，沒有一定的手段和工具支持是很難實現(xiàn)的。當資料日積月累，一天比一天多的時候，您就會發(fā)現(xiàn)，要找到自己的一件東西是越來越不容易了；當產(chǎn)生的數(shù)據(jù)越來越多，且數(shù)據(jù)龐大的時候，您可能會浪費幾天的時間進行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和整理工作，而且可能由于勞累或其它因素造成數(shù)據(jù)的錯數(shù)或誤差增大等等，這些都已經(jīng)制約了企業(yè)的發(fā)展。為了解決這些問題，就需要找到一種途徑和方法。我公司也就是在這種情況下引入了OA辦公自動化系統(tǒng)平臺。

在2004年下半年，我公司引入了OA辦公自動化系統(tǒng)，至今已使用了2年多的時間了。辦公自動化系統(tǒng)是一個對使用人員有一定素質要求的一項工具，同時，它也對人們的工作習慣提出了嚴峻的挑戰(zhàn)。過去，人們已經(jīng)適應了千百年來習慣的手抄筆寫，對于在計算機上進行工作則顯得十分不習慣和抵觸。為了改變這種情況，我們通過集中培訓和個別指導的方式對各級領導進行了拉網(wǎng)式的培訓。通過這種培訓，使得領導和員工們的工作習慣有了一定的改變。在2年多的時間里，大家在這個平臺上經(jīng)過了磨合，OA辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)逐漸為領導和員工們所接受，并逐漸得到了大家的認可和喜歡。

目前，我們常用到的OA中的主要功能模塊是‘工作流’模塊和‘信息交流’模塊。這兩個模塊與我公司的實際工作有著密切的聯(lián)系。在實際的工作中，有許多工作具有‘流程’的性質。如下達生產(chǎn)任務，設備采購審批，領取原材料，信息反饋，文件傳簽等。這些工作都是從一個地方啟動，經(jīng)過一定的環(huán)節(jié)和路徑到完成工作（結束）。過去，這些工作都是通過員工拿著任務單，或領料單，或各種審批單跑了一個部門又一個部門，找了一個領導又一個領導，等到手續(xù)全部辦完后，少的花費了幾分鐘，十幾分鐘，多得可能要幾個小時。不僅如此，在事情沒有辦完時，腦子里面始終想著這件事，干其它事情也往往會受到影響，工作的效率大大降低。而在采用了OA辦公自動化系統(tǒng)后，其中的工作流模塊對此提供了很好的解決辦法。它將過去由人拿著文件資料到各部門或領導處簽字或審批的過程完全由該辦公自動化系統(tǒng)所取代?，F(xiàn)在我們要做的事情就是查看工作流模塊中的待辦事宜項。如果有你需要做的事情，全在這里記錄著，一個不多，也一個不少，也不用你時常掛記著還有什么事情沒做了。另外，它提供的查詢功能也提供了非常實用的價值。您可以在任何時間，任何地點查詢您曾經(jīng)做過的工作，這一點為我們追溯某一件事情的辦理過程和辦理結果提供了一個非常好的搜索工具。

‘信息交流’模塊是另外一個工作模塊。它是一個文件資料的存儲地。公司的各種文件、制度，過程文件、部門文件等都在此處。該模塊具有的授權閱覽模塊滿足了我公司的需求。這樣，各種通過權限閱覽的文件可以通過OA辦公自動化系統(tǒng)平臺得以實施，為無紙化辦公提供了可靠的保證。在過去，要找一份文件或資料需要花費很長的時間，甚至還找不到，而現(xiàn)在找一份文件或資料，只要輸入關鍵字，即可在幾秒鐘的時間內(nèi)找到您所需要的資料。為我們高效地工作創(chuàng)造了良好的條件。

采用辦公自動化系統(tǒng)有許多優(yōu)勢和好處，上面僅是介紹了基本的功能和作用。相信大家在使用之后一定會有自己的感想和體會。